제출문서 넘버링은 AI에게 시키세요

관공서에 낼 제안서 PDF가 262쪽이었습니다. 표지는 빼고 두 번째 쪽부터 - 1 - 형식으로 번호를 매겨 마지막 쪽까지 이어야 했습니다.

페이지 번호 정도야 한글에도, 아크로뱃에도 있는 기능입니다. 그런데 이번에는 메뉴를 찾는 대신 AI부반장에게 스크립트를 짜 달라고 했습니다.

페이지 번호 하나에도 조건이 붙습니다

조건은 단순했습니다. 단순한데, 하나씩 붙이니 메뉴 작업으로는 슬슬 귀찮아졌습니다.

표지는 번호 없이 그대로 둡니다. 두 번째 쪽이 - 1 -이 되어야 합니다. 번호는 하단 중앙, 바닥에서 정확히 20포인트 위에 작은 글씨로 들어갑니다. 문서 프로그램에서도 대부분 할 수 있는 일입니다. 다만 표지 한 장을 제외하고, 시작 번호를 바꾸고, 위치와 모양을 맞추고, 결과를 다시 검증하려면 생각보다 손이 여러 번 갑니다.

AI부반장은 원본을 한 쪽씩 읽었습니다. 표지가 아닌 쪽마다 그 쪽의 실제 크기에 맞춰 번호 하나만 그린 뒤 원래 페이지 위에 겹쳤습니다. 페이지마다 새로 그려 붙이는 방식이라 문서 안에 크기가 다른 쪽이 섞여 있어도 번호 위치가 틀어지지 않았습니다.

중요한 건 원본을 건드리지 않았다는 점입니다. 번호를 넣은 사본만 새로 만들고, 작업이 끝난 뒤 다시 열어 세 가지를 확인했습니다. 전체 262쪽이 그대로인지, 표지에는 번호가 없는지, 마지막 쪽이 정확히 - 261 -인지였습니다.

번호를 넣는 것보다 마지막 번호를 확인하는 쪽이 더 중요했습니다.

스캔된 PDF에서는 검색보다 눈이 빨랐습니다

며칠 뒤에는 다른 문제가 생겼습니다. 참여 인력 이력서 한 장에서 경력 개월수 계산이 틀린 숫자를 발견했습니다. 비슷한 제안서 한 편과 대조해달라고 맡겼을 때 AI부반장이 찾아낸 오류였습니다. 담당자가 수정한 새 이력서 한 장을 보내왔습니다.

이제 문제는 수정이 아니라 위치였습니다. 262쪽 가운데 정확히 어느 쪽을 갈아끼워야 하는지 찾아야 했습니다.

텍스트 PDF였다면 이름으로 검색하면 끝났을 겁니다. 그런데 이 제출본은 전체를 이미지로 인쇄해 병합한 스캔 PDF였습니다. 페이지마다 텍스트를 추출해도 빈 문자열만 돌아왔습니다. 검색창은 있었지만 검색할 글자가 없었습니다.

그래서 후보로 짐작되는 몇 쪽을 이미지로 띄워 하나씩 봤습니다. 앞쪽은 다른 사람의 이력서였습니다. 다음 쪽은 이름만 적힌 간지였습니다. 그다음 쪽에서 전에 지적했던 틀린 숫자가 그대로 찍혀 있는 것을 보고서야 교체할 페이지를 확정했습니다. 뒤쪽 한 장까지 확인하니 자격 증명서라 손댈 필요가 없었습니다.

이 대목에서는 OCR을 더 돌리는 것보다 몇 장을 직접 보는 편이 빨랐습니다. AI를 쓴다고 모든 문제를 AI에게 끝까지 밀어 넣을 필요는 없었습니다.

원본을 덮어쓰려다 AI에게 한 번 제지당했습니다

바꿀 쪽을 찾았으니 새 이력서를 원본 파일에 바로 합쳐 넣으려 했습니다. 그런데 작업 환경의 자동 승인 규칙이 실행을 막았습니다. 이유는 간단했습니다. 원본을 바로 덮어쓰는 일은 잘못되면 되돌리기 어렵다는 것이었습니다.

같은 폴더에 사본이 이미 하나 있었지만 그건 중요하지 않았습니다. 규칙은 ’백업이 있느냐’보다 ’지금 원본을 직접 손상시킬 수 있는 작업이냐’를 따로 봤습니다.

그래서 방식을 바꿨습니다. 원본에서는 페이지를 읽기만 하고, 교체할 쪽과 페이지 번호를 한 번에 처리해 결과를 새 파일 하나에만 썼습니다. 원본은 처음 받은 상태로 남았습니다. 확인할 결과물도 새 파일 하나로 좁혀졌습니다.

AI에게 일을 맡겼다가 AI에게 “원본에는 손대지 마세요”라는 제지를 받은 셈입니다. 꽤 괜찮은 잔소리였습니다.

장별 파일에서는 ’시작 페이지’를 없애버렸습니다

이 작업을 하다 보니 회사에서 자주 만드는 다른 문서도 떠올랐습니다. 환경성검토서나 재해영향성검토서처럼 표지, 목차, 제1장부터 제6장까지 파일이 장별로 나뉘어 있는 인허가 문서입니다.

지금까지는 각 장이 몇 쪽에서 시작하는지 사람이 계산해 어딘가에 적어뒀습니다. 문제는 앞 장이 한 쪽만 늘어나도 그 뒤의 시작 번호가 전부 밀린다는 점입니다. 제3장이 열 쪽 늘면 제4장부터 마지막 장까지 숫자가 줄줄이 이사합니다.

그래서 시작 페이지를 잘 계산하는 대신, 시작 페이지라는 값을 아예 관리하지 않기로 했습니다.

필요한 것은 파일 순서뿐입니다. 표지, 목차, 제1장, 제2장…… 순서만 정해둡니다. 그 순서대로 모든 파일을 새로 합친 뒤, 합쳐진 결과물 하나에 처음부터 끝까지 번호를 다시 매깁니다.

실제로 표지 2쪽, 목차 13쪽, 제1장부터 제6장까지 274쪽인 문서로 시험했습니다. 모두 합치니 289쪽이 됐습니다. 표지 2쪽은 번호 없이 지나가고, 목차 첫 쪽이 - 1 -, 마지막 쪽이 정확히 - 287 -로 끝났습니다.

각 장의 시작 번호를 따로 지정하지 않아도 최종 산출물에는 번호가 이어서 들어갑니다. 앞 장의 분량이 늘거나 줄어 번호가 밀리더라도 뒤 장의 시작 번호를 다시 맞출 필요가 없습니다. 파일 순서만 맞으면 되니 업무가 한결 수월해졌습니다.

반복은 코드가 하고, 판단은 사람이 합니다

페이지 번호를 찍는 것이 어려운 문제는 아니었습니다. 다만 사람이 만든 규칙 때문에 반복해서 확인하고 손봐야 했던 일을 코드가 대신하니 업무가 한결 간결해졌습니다.

AI에게 넘기기 좋은 일은 분명했습니다. 289쪽의 번호를 다시 세는 일, 파일을 순서대로 합치는 일, 결과가 289쪽인지 확인하는 일처럼 규칙이 명확하고 반복되는 작업입니다.

사람이 계속 계산하던 값을 코드가 다시 만들 수 있다면, 그 값을 사람이 관리하지 않는 구조부터 만들어볼 수 있습니다.